Site : Issy les Moulineaux
Domaine d’utilisation : R&D, Marketing, Juridique, Vente, Ressources Humaines
Type de documents : contrats, documentations commerciales et techniques, procédures, compte-rendu, documents qualité, documents RH
Booster l’efficacité documentaire d’une grande organisation
Conduire un projet de dématérialisation ne s’improvise jamais. Surtout lorsqu’il s’agit de regrouper plusieurs sites en une seule entité et de moderniser le cycle de vie de documents exploités par plus de 1000 collaborateurs. Pari réussi par le Groupe Rocher qui, à la faveur d’un récent déménagement, entre de plain-pied dans l’ère numérique.
Content
Groupe Rocher
À la fois botaniste, récoltant, fabricant et distributeur, le Groupe Rocher possède la particularité d’intégrer plusieurs activités et d’exercer de nombreux métiers. Du marketing à la formulation, de la production à la logistique, du commerce au contrôle de gestion, ce groupe familial d’envergure internationale s’appuie sur de multiples expertises. A la clé, une masse conséquente de documents qui constituent un patrimoine informationnel partagé par une vingtaine de pays où est implanté le groupe.
La direction générale décide en 2012 de regrouper 5 de ses 6 sites parisiens à Issy les Moulineaux. Baptisé Cap Rocher, ce projet représente pour le Groupe YR l'opportunité de moderniser le cycle de vie de ses documents et mettre en place les outils nécessaires. Un plan de dématérialisation des documents est lancé. Il vise à proposer des solutions et des outils pour classer, imprimer, numériser, archiver, détruire, centraliser, prioriser, privatiser et partager les documents. Les formats papier et électroniques sont concernés par cette gestion de bout en bout.
Pour en finir avec la course à l’information le Groupe Rocher veut remettre à plat et organiser son pôle documentaire. Il faut à la fois rendre plus efficace la recherche de documents, diminuer le volume de papier, mieux partager l’information et pérenniser les données. L’approche doit distinguer la gestion des dossiers clos de celle des dossiers vivants et des documents numérisés. Les processus seront dématérialisés pour favoriser le travail à l’écran. Le projet « Démat » voit je jour. La volumétrie des documents papier est alors estimée à 692 armoires, soit l’équivalent de 4 152 mètres linéaires. Il faut parvenir à n’en conserver que la moitié, le reste devant être numérisé, archivé ou détruit.
Les exigences
- Déployer une GED
- Répondre aux différents cas d’utilisation identifiés au niveau du Groupe en termes de contenus et de besoins liés à l’élaboration des documents
- Harmoniser le classement des documents numérisés
- Rationaliser l’usage du papier
- Partager et préserver la mémoire de l’entreprise
Les objectifs
- Équiper 17 directions basées en Île-de-France d’un applicatif de GED
- Optimiser le partage des données entre les métiers
- Diminuer l’archivage papier
- Développer de nouvelles méthodes d’archivage
- Protéger la mémoire de l’entreprise
La solution
Modules installés
- DocuWare Mobile
- Autoindex
- Task Manager
À l’issue de son appel d’offres, le Groupe Rocher retient la solution DocuWare. Parmi les nombreux critères qui ont orienté ce choix, la solution devait être basée sur un socle générique, avec des plans de classement adaptés à chacune des 17 directions concernées, et une interface « easy friendly ». Fin 2012, la solution DocuWare est retenue suite à un appel d`offres. Sur 4 sites parisiens, la mise en œuvre des outils concerne dans un premier temps 4 services pilotes. Incluant la création des plans de classement métiers correspondants au back office documentaire des différents services, cette phase permet de déterminer un paramétrage fin de DocuWare.
La mise en place du projet aura duré 14 mois pendant lesquels trois personnes sont affectées en interne à la coordination. « L’équipe projet a formé les différents leaders métiers, qui par la suite ont formé l’ensemble des utilisateurs », souligne Soizick Monfort, Chef de projet utilisateur & Document Manager pour le Groupe Rocher. « Nous avons parallèlement ouvert des chantiers de numérisation. La principale difficulté à ce stade a été d’impliquer les utilisateurs. Certains ont fait preuve d’une réticence au changement mais une fois qu’ils se sont servis de DocuWare, l’usage de la gestion électronique des documents s’est forgé naturellement ». Une trentaine de plans de classement a été réalisée. La gestion des dossiers clos permet un nettoyage de l’information, tandis que la gestion des dossiers vivants s’appuie sur la récupération de fonds documentaires numériques placés dans la GED. La numérisation alimente elle aussi la solution. « Nous avons mis en place la GED transverse DocuWare, placé un moteur de règles de la gestion du cycle de vie documentaire et un module spécifique de cosmétovigilance », explique Olivier Rajzman, directeur commerciale de DocuWare France.
Les avantages
Avantages
- Gain de place
- Gain de temps
- Volet collaboratif
- Optimisation de la taxe foncière
- Sécurité documentaire
Bien plus que ce qui était attendu au départ du projet, l’équivalent de 771 armoires n’a pas été déménagé pendant la migration des équipes, et 825 454 pages ont été numérisées. Le gain de place est important et le regroupement des activités sur un seul et même site a permis de réduire considérablement les coûts immobiliers. La GED a transformé radicalement l’usage de l’information, offrant un gain de temps dans la recherche, la consultation et le partage de documents, tout en sécurisant les données à travers une solution d’archivage et une gestion des droits d’accès efficace. À la fois transverse et collaborative, la solution de DocuWare facilite la transformation digitale du Groupe Rocher.
Bilan
Pour Soizick Monfort, la réalisation des plans de classement a été la phase la plus critique, demandant l’implication de toutes les parties prenantes, y compris des divisions métiers dont les activités étaient toutes très différentes. Le bilan est aujourd’hui positif. Les processus de numérisation fonctionnent à plein régime, notamment dans les domaines de la R&D et des affaires réglementaires. Prochaines étapes, passer à la nouvelle version de DocuWare pour bénéficier de fonctionnalités plus intéressantes, et poursuivre le travail d’évangélisation auprès des utilisateurs en leur démontrant comment DocuWare peut participer à l’optimisation leur univers numérique de travail. Enfin, à terme, Smart Connect permettra au groupe de tirer parti directement des données de ses différents ERP.
« La GED a transformé radicalement l’usage de l’information, offrant un gain de temps dans la recherche, la consultation et le partage de documents, tout en sécurisant les données à travers une solution d’archivage et une gestion des droits d’accès efficace. À la fois transverse et collaborative, la solution de DocuWare facilite la transformation digitale du Groupe Rocher. »
Soizick Monfort, Responsable Documentaire Groupe
