À la fois botaniste, récoltant
À la fois botaniste, récoltant, fabricant et distributeur, le Groupe Rocher possède la particularité d’intégrer plusieurs activités et d’exercer de nombreux métiers. Du marketing à la formulation, de la production à la logistique, du commerce au contrôle de gestion, ce groupe familial d’envergure internationale s’appuie sur de multiples expertises. A la clé, une masse conséquente de documents qui constituent un patrimoine informationnel partagé par une vingtaine de pays où est implanté le groupe.
La direction générale décide en 2012 de regrouper 5 de ses 6 sites parisiens à Issy les Moulineaux. Baptisé Cap Rocher, ce projet représente pour le Groupe YR l'opportunité de moderniser le cycle de vie de ses documents et mettre en place les outils nécessaires. Un plan de dématérialisation des documents est lancé. Il vise à proposer des solutions et des outils pour classer, imprimer, numériser, archiver, détruire, centraliser, prioriser, privatiser et partager les documents. Les formats papier et électroniques sont concernés par cette gestion de bout en bout.
Pour en finir avec la course à l’information le Groupe Rocher veut remettre à plat et organiser son pôle documentaire. Il faut à la fois rendre plus efficace la recherche de documents, diminuer le volume de papier, mieux partager l’information et pérenniser les données. L’approche doit distinguer la gestion des dossiers clos de celle des dossiers vivants et des documents numérisés. Les processus seront dématérialisés pour favoriser le travail à l’écran. Le projet « Démat » voit je jour. La volumétrie des documents papier est alors estimée à 692 armoires, soit l’équivalent de 4 152 mètres linéaires. Il faut parvenir à n’en conserver que la moitié, le reste devant être numérisé, archivé ou détruit.