Antes de introducir el sistema de gestión documental, la mayoría de los documentos en CADÍ se guardaban en formato papel. Más de 1.200 facturas entrantes y salientes, autoliquidaciones, cargos y abonos se almacenaban cronológicamente cada mes en cajas, ocupando un espacio considerable de la oficina. A las facturas se sumaban los diferentes documentos de calidad, por ejemplo fichas técnicas o documentos relacionados con la seguridad alimentaria. Plantillas y formularios se guardaban como documentos Word, Excel o PDF en una estructura de carpetas en el servidor. Los e-mails, en cambio, se mantenían en las bandejas de entrada de los diferentes empleados; algunos incluso crearon otra estructura de carpetas para sus correos electrónicos.
„El hecho de que tuviéramos que gestionar una multitud de archivos paralelos al mismo tiempo no nos ayudaba a mantener un estilo de trabajo eficiente en nuestra organización,“ explica Roser Riera Cusí, responsable de TIC en CADÍ: „Si necesitábamos consultar una factura de un cliente, teníamos que ir al archivo, buscar la caja del mes correspondiente, sacar todas las facturas y pasarlas una a una hasta encontrar el recibo con el número correspondiente. La búsqueda era tan laboriosa que los empleados casi siempre preferían volver a imprimir la factura desde el sistema ERP. Esto significaba que generábamos otro duplicado de 5 páginas, aunque sólo queríamos comprobar un detalle en la segunda página.“ Un consumo muy alto de papel era la consecuencia para CADÍ. Gestionar documentos en el servidor mediante una estructura de carpetas tampoco resultó fácil: cuantos más documentos se acumulaban allí, menos claro era el almacenamiento. „En vez de una versión, de repente encontrábamos copias innecesarias y desactualizadas en el mismo lugar. Nadie sabía qué versión era la buena,“ se acuerda Roser.
Mediante el proveedor informático que mantiene los sistemas de impresión de la empresa, CADÍ llegó a conocer DocuWare. „La sencillez del sistema nos gustó desde el principio. Al mismo tiempo nos permitía mantener nuestra forma de trabajar. De esta manera, la solución nos ayudó a digitalizar nuestros procesos, haciéndolos mucho más eficientes,“ explica Roser la decisión por el gestor documental.