Sector:
Ventas (Distribuidor por Internet de artículos para mascotas)
Sede:
Múnich (Alemania)
Áreas de aplicación:
Contabilidad de acreedores
Tipos de documentos:
Facturas entrantes
Liquidez para crecer
AlphaPet Ventures, empresa emergente digital en pleno crecimiento, apuesta por las estructuras claras y flexibles en la administración. El especialista en alimentación para animales cuenta con un sistema de gestión documental que garantiza la seguridad y transparencia en la contabilidad de acreedores y una gestión eficaz de la liquidez. Sopesando los costes variables y la escalabilidad, para la empresa no cabía otra alternativa que una solución en la nube.
Content
AlphaPet Ventures GmbH
La empresa emergente AlphaPet Ventures, que tiene su sede en Múnich y cuenta con dos tiendas online, se ha establecido en poco tiempo en Alemania como uno de los proveedores más importantes de productos selectos de alimentación para animales. El proveedor digital de productos de marca atrae a una creciente clientela que busca lo mejor para sus mascotas.
En la actualidad, la compañía tramita cada día varios miles de pedidos. Alrededor de 70 empleados se encargan de elaborar un surtido al más alto nivel, preparar ofertas, tramitar los pedidos y brindar una impecable atención al cliente. Realizando sus encargos a tiempo, los clientes reciben la mercancía ya al día siguiente. Pero esta start-up tiene planes de crecer mucho más. Con una financiación de varios millones destinada a su ampliación, AlphaPet tiene en estos momentos la oportunidad de desarrollar su oferta y continuar con su expansión. Para lograr sus objetivos, la incipiente empresa apuesta también por una administración eficiente. Desde octubre de 2016 está implementado en la contabilidad de acreedores el sistema de gestión documental DocuWare.
Requisitos y condiciones marco
La Tarea
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Eliminación del archivo en papel
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Archivador central de documentos
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Archivado conforme con las normas de auditoría
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Flujos de trabajo para la verificación de facturas entrantes y contabilización
AlphaPet surgió hace un año de la fusión entre dos empresas de reciente creación, pets Premium GmbH y ePetWorld GmbH. Cada una de ellas organizaba su contabilidad manera distinta. Las facturas entrantes se almacenaban en parte en servidores, en formato PDF, y otra parte se guardaba en papel en archivadores y se enviaba semanalmente en grandes paquetes a un despacho externo de contabilidad. Como consecuencia del enorme crecimiento de las empresas, y reforzada por su fusión, la marea de papel aumentó de forma exorbitante, y el almacenamiento de las facturas en PDF demostró ser ineficiente. Según explica Claus W. Küster, CFO de AlphaPet, mantener un orden en las cuentas por pagar de la empresa se hizo cada vez más difícil y complicado, y retrasaba el proceso de forma considerable. «Para funcionar necesitamos cash», recalca el director financiero. «Como empresa emergente debemos tener siempre bajo control nuestra liquidez». De ahí la decisión de implementar un sistema de gestión documental (DMS), y concretamente, DocuWare, ya que no solo ofrecía seguridad de auditoría, sino que convencía ante todo por su fácil manejo. La indexación automática ayuda a archivar las facturas siguiendo una estructura lógica, señala Küster. Pero el argumento definitivo para adoptar la decisión fue la posibilidad de contratar DocuWare en la nube. «Como empresa de comercio electrónico necesitamos una infraestructura informática libre de ataduras, flexible y escalable. En este sentido, lo ideal es una solución en la nube sin hardware propio», explica el CFO.
La solución
Add-on Module
El sistema se puso en marcha a comienzos de octubre de 2016 con el apoyo de los expertos de DocuWare en un solo día, y desde entonces funciona a la perfección sin más intervención que algunas pequeñas mejoras. No ha sido necesario comprar nuevo hardware, para el escaneo de los documentos ya se disponía de los equipos necesarios. En general, no se necesitó ningún tipo de inversión adicional gracias a la solución basada en la nube. En el departamento de contabilidad de acreedores se archivan actualmente las alrededor de 50 hasta 100 facturas entrantes diarias inmediatamente en el archivador central de documentos. Aproximadamente tres cuartas partes de las facturas las envían los proveedores por correo electrónico, y se importan directamente en la nube. Las facturas en papel se escanean y se archivan también de forma centralizada. A cada factura se le asignan a continuación palabras clave a través de Intelligent Indexing. La información de índice se completa manualmente con todos los datos que se requieren para el procesamiento posterior, pero que no se pueden extraer automáticamente de la factura, entre ellos la cuenta de contabilización, el centro de costes, el período de la prestación, así como el plazo previsto para el pago.
Con el almacenamiento se pone en marcha automáticamente un flujo de trabajo con el fin de garantizar que la factura esté verificada en un plazo de 24 horas. Las facturas, que se gestionan de acuerdo con su cuenta y centro de costes, se presentan en la lista de tareas del grupo de trabajo responsable para su revisión. La aprobación se realiza con el sello digital «Verificada», y el documento se reenvía al departamento de contabilidad de acreedores para su registro y pago. En caso de modificaciones, estas se notifican a través del flujo de trabajo al departamento de finanzas. Después de la adaptación, el flujo de trabajo sigue el curso definido. Los pagos se marcan en el índice. La empresa de contabilidad externa está integrada en la solución en la nube y recibe los documentos por contabilizar directamente en la bandeja de entrada electrónica de sus puestos de trabajo. Tras realizar el asiento contable, se confirma este proceso con un sello digital. En el índice, el campo «Asiento contable» se marca ahora como «contabilizado». El director financiero está muy satisfecho con esta solución: «Ahora puedo consultar en todo momento qué facturas se han recibido y comprobar de inmediato si han sido verificadas, contabilizadas, y sobre todo cuándo deben pagarse». De este modo, para la empresa es posible establecer una planificación de liquidez incluso a diario.
Los Beneficios
Los Beneficios
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Transparencia de las facturas entrantes con actualización diaria
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Control de las cuentas pendientes de pago
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Control de pagos
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Procesos de trabajo acelerados
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Gestión de acreedores eficiente
La gestión de liquidez es para AlphaPets un pilar fundamental de la aplicación de EMC, comenta el director financiero: «Hemos ganado notablemente en estabilidad y seguridad. Pero también queremos ser un socio comercial de confianza para nuestros proveedores y les garantizamos la absoluta fidelidad en los pagos». El archivado conforme con las directivas de auditoría hace más fácil el cumplimiento de la normativa legal. La empresa emergente está además obligada a certificar sus cuentas frente a sus inversores. El sistema DMS garantiza la transparencia y la trazabilidad. Con unos pocos clics del ratón, el CFO puede facilitar hoy de inmediato a los auditores los documentos necesarios sin perder el tiempo buscándolos en los archivadores de papel.
También la comunicación y la colaboración con el servicio externo de contabilidad de la empresa resultan ahora mucho más sencillas y sobre todo más rápidas. Antiguamente había que imprimir todas las facturas y añadir todas las anotaciones importantes a mano antes de enviarlas a la contabilidad. Gracias a la indexación integral de todos los documentos, ahora esta puede acceder a todos los datos a través del archivador central de documentos.
El resumen
«Sin DocuWare nos sería imposible gestionar de forma eficaz el fuerte crecimiento que estamos experimentando y el enorme volumen de documentos», indica Claus Küster. Lo que más le convence es que con DocuWare Cloud dispone de un sistema rápido y flexible sin cargas innecesarias: «Solo se contrata lo que se necesita». Cualquier otra alternativa que no fuera un sistema en la nube no habría servido a la empresa: «La puesta en marcha ha sido rápida, y tenemos máxima disponibilidad y la escalabilidad necesaria sin generar gastos fijos». La mayor ventaja, destaca el CFO, es que con las funciones del DMS para la generación de informes, controlling y gestión de liquidez, la empresa ha logrado entrar en una nueva dimensión: «La gestión de liquidez optimizada nos permite dedicar más dinero al crecimiento, a mantener un stock y al marketing» explica Küster. La seguridad y la transparencia de cara a los acreedores tienen una importancia existencial no solo para las empresas emergentes. Además, favorece las relaciones con los proveedores, que de este modo pueden confiar siempre en el pago puntual de AlphaPet. En cualquier caso, está previsto expandir las ventajas de DocuWare a otros departamentos de la empresa. El siguiente proyecto consistirá en un archivo de contratos, y también el departamento de recursos humanos tiene intención de aplicar el DMS.
«Independientemente de la perspectiva del ROI, la aplicación DocuWare Cloud ha merecido la pena desde el primer día. Además de rapidez y seguridad, hemos ganado de forma espectacular en transparencia con las consiguientes posibilidades de planificación y control».
Claus W. Küster, CFO, AlphaPet Ventures GmbH, Múnich (Alemania)
