Agile Strukturen sind unverzichtbar für die Umsetzung erfolgreicher E-Commerce-Konzepte. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System unterstützt GastroHero dabei, schnell auf sich verändernde Marktbedingungen und Kundenwünsche zu reagieren. Der Online-Anbieter von professionellem Gastronomiebedarf sieht sich damit bestens gerüstet, seine Wettbewerbsfähigkeit langfristig auszubauen.
Branche:
Handel (E-Commerce)
Standort:
59439 Holzwickede
Einsatzbereiche:
Geschäftsführung, Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Vertrieb, Marketing
Dokumentarten:
Schriftwechsel, kaufmännische Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferdokumente, E-Mails
„Wir möchten Europas führender Anbieter für Gastronomiebedarf werden“, lautete die ambitionierte Zielsetzung der GastroHero-Gründer, als das Unternehmen im Sommer 2013 an den Start ging. Das Geschäftsmodell basiert auf der Idee, den Betreibern von Profi-Küchen ein ausgewähltes Sortiment qualitativ hochwertiger Gastronomiegeräte über eine Online-Plattform zu attraktiven Preisen anzubieten.
Drei Jahre und viele Tausend Bestellungen später ist aus der Idee ein stark wachsendes Unternehmen mit Online-Shops in sieben Ländern und mehr als 100 Mitarbeitern geworden. Eine Erfolgsgeschichte, die neben guter Qualität zu fairen Preisen auf einem lösungsorientierten und kundennahen Service basiert.
Moderne IT-Werkzeuge unterstützen die Mitarbeiter in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Im August 2015 entschlossen sich die Verantwortlichen, neben dem Shop-System Magento und dem Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi ein zentrales digitales Archiv zu implementieren.
Dokumente, die aufgrund des Geschäftsmodells bereits zum größten Teil in elektronischer Form vorlagen, waren bis dahin verteilt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt worden. Da die Anzahl der Dokumente analog zum Unternehmenswachstum stark anstieg, war eine strukturierte, zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Auf der Suche nach einem flexibel skalierbaren und einfach zu bedienenden Dokumentenmanagement-System konnte sich im Vergleich führender Anbieter die von DocuWare mit seiner Cloud-Lösung durchsetzen.
„Wenn es um die IT-Infrastruktur geht, lautet unser Motto ,Cloud first‘. Angesichts der Dynamik des E-Commerce-Segments ist uns Agilität extrem wichtig. Das DocuWare-Konzept passt perfekt zu unserer Philosophie“, erklärt IT-Systemadministrator Simon Haacks. „Bei vollem Funktionsumfang und einer unbegrenzten Benutzeranzahl steht uns ein Speichervolumen von 50 GByte zur Verfügung, welches bei Bedarf flexibel erweiterbar ist.“
Für die Digitalisierung der vergleichsweise geringen und zudem rückläufigen Zahl papierbasierter Dokumente wurden in den Kernbereichen Verwaltung, Vertrieb und in der Auftragsbearbeitung Ricoh-Multifunktionsgeräte vom Typ MP C3003 installiert. In einem zweiten Projektschritt wurden verteilt gespeicherte Altdokumente aus diversen digitalen Systemordnern in den zentralen Dokumenten-Pool transferiert und strukturiert archiviert. Die DMS-Einführung in allen Abteilungen erfolgte ohne Beeinträchtigung der Betriebsabläufe. Der Startschuss fiel in der Verwaltung, wo beispielsweise eintreffender Schriftverkehr eingescannt und verteilt wurde. Nachdem entsprechende Dokumententypen und -strukturen für das digitale Archiv definiert waren, legte man in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Abteilungsleitern Workflows für Geschäftsprozesse wie Auftragsbearbeitung oder Rechnungsprüfung fest. Anschließend wurden Mitarbeiter der Fachabteilungen Vertrieb und Auftragsabwicklung sukzessive eingebunden.
Auf rund 400 Belege täglich schätzt IT-Administrator Simon Haacks das aktuelle Aufkommen (12/2016) der intern produzierten und extern eintreffenden Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Entsprechend den vorgegebenen Bearbeitungsschritten durchlaufen die digitalen Dokumente das Unternehmen und werden verschlagwortet – zum Teil vollautomatisch über den Intelligent Indexing Service – archiviert.
„Workflows, in denen Mitarbeiter Freigaben in Form digitaler Stempel setzen, beispielsweise bei der Bearbeitung von Rechnungen, haben die Durchlaufzeiten spürbar reduziert und transparenter gemacht. Der Status von Vorgängen kann jederzeit festgestellt und überprüft werden“, hebt Simon Haacks einen großen Vorteil des DMS hervor. Nicht nur die Mitarbeiter in der Firmenzentrale und den Niederlassungen sind in die Workflows eingebunden; auch Unternehmensvertreter auf Geschäftsreisen können über die auf ihren Apple Smartphones installierte App DocuWare Mobile orts- und zeitunabhängig Genehmigungen wie Rechnungsfreigaben erteilen.
„Nach 15-monatigem Produktivbetrieb ist DocuWare in allen Unternehmensbereichen etabliert. Jeder der aktuell 115 GastroHero-Mitarbeiter hat, je nach Berechtigung, Zugriff auf inzwischen circa 100.000 digitale Dokumente“, so Simon Haacks. Unnütze Papierkopien gehören heute der Vergangenheit an. Durch reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten konnte die Produktivität deutlich gesteigert werden und durch den Wegfall hunderter Aktenordnern konnte viel Bürofläche eingespart werden. Daneben ist für Haacks natürliche die revisionssichere Archivierung ein wichtiges Erfolgskriterium.
Mit der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösung sieht er sein Unternehmen auch für die Zukunft gut gerüstet. „Das klare Bekenntnis von GastroHero zur Nutzung von Cloud-Technologien erspart uns den Aufbau und die Pflege aufwändiger IT-Infrastrukturen und ermöglicht eine Fokussierung auf unsere Kernkompetenzen. Die liegen in der Gestaltung und dem Betrieb einer attraktiven Online-Plattform für Gastronomieprodukte sowie einem Angebot an lösungs- und kundenorientierten Serviceleistungen."
Nach seinen Worten soll der DMS-Einsatz durch die Integration weiterer Fachabteilungen und Dokumententypen kontinuierlich ausgebaut werden. Ein konkretes Großprojekt steht bereits für Ende 2017 in seinem Kalender. Ein modernes ERP-System soll dann die Geschäftsprozesse von GastroHero mit denen von übernommenen Tochterunternehmen vereinheitlichen und synchronisieren. Gekoppelt mit diesem Warenwirtschaftssystem wird der zentrale Dokumenten-Pool weiter an Bedeutung gewinnen.
„Das Cloud-Konzept von DocuWare passt perfekt zu unserer Unternehmensphilosophie und trägt dazu bei, unsere Wettbewerbsfähigkeit im dynamischen E-Commerce-Segment sicherzustellen."
Simon Haacks, IT-Administrator, GastroHero GmbH
