Branche:
Nutzfahrzeuge (Vertrieb, Service, Dienstleistung)
Standort:
74078 Heilbronn
Einsatzbereiche:
Rechnungswesen
Dokumentarten:
Eingangsrechnungen, zugehörige Lieferscheine
Intelligente Logistik und ein modernes Transportwesen sichern in vielen Industriebetrieben die Anlieferung benötigter Produktionskomponenten just in time. Beim Nutzfahrzeugspezialisten EBB Truck-Center unterstützt seit kurzem DocuWare die schnelle Bereitstellung prozessrelevanter Daten und Dokumente.
Branche:
Nutzfahrzeuge (Vertrieb, Service, Dienstleistung)
Standort:
74078 Heilbronn
Einsatzbereiche:
Rechnungswesen
Dokumentarten:
Eingangsrechnungen, zugehörige Lieferscheine
Gegründet im Jahr 2004 hat sich die EBB Truck-Center GmbH schnell als ausgewiesener Fachbetrieb in der Nutzfahrzeugsparte etabliert. Die Geschäftsfelder des Unternehmens reichen vom Vertrieb von Nutzfahrzeugen über den Service und die Reparatur bis zum spezialisierten Fahrzeugbau. Nicht nur Verträge mit namhaften Nutzfahrzeug-Herstellern wie DAF Trucks oder im Bereich von gezogenen Einheiten mit STAS und Nooteboom, sondern auch ein beeindruckendes Unternehmenswachstum belegen, dass das Konzept aufgeht. Heute verfügt die EBB Truck-Center GmbH über drei Standorte sowie zahlreiche Servicepartner.
Auch bezüglich seiner IT-Infrastruktur verfolgt das Unternehmen ambitionierte Ziele. Einige der eingesetzten Business-Applikationen wie beispielsweise das Intranet oder die CRM-Lösung sind Eigenentwicklungen und für die spezifischen Anforderungen des Betriebs maßgeschneidert. Angesicht steigender Kundenzahlen und wachsender Auftragseingänge drohte dennoch das hohe Papieraufkommen, die Effizienz zentraler Verwaltungsabläufe zu reduzieren.
Mit dem Ziel, die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse konsequent voranzutreiben, beschlossen die Verantwortlichen Mitte 2017 die Implementierung eines zentralen digitalen Dokumenten-Pools. Angesichts der hohen strategischen Bedeutung der Dokumentenmanagement-Lösung war das Anforderungsprofil gleichermaßen umfangreich wie detailliert. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit zählten ebenso zu den Auswahlkriterien wie eine zukunftsorientierte Entwicklungspolitik inklusive kompetenter technischer Unterstützung seitens des DMS-Anbieters.
„Einer der wichtigsten Faktoren für unsere Entscheidung zugunsten von DocuWare war die anwenderfreundliche wie ‒ aus Administratorsicht ‒ einfach zu verwaltende Web-Oberfläche. Da wir unsere Business-Anwendungen sukzessive weiter miteinander verschmelzen wollten, haben wir uns für die On-Premises-Variante entschieden. Hinsichtlich eventueller Schnittstellenanpassungen sehen wir im Vergleich zu DocuWare Cloud eine höhere Flexibilität“, erklärt Thomas Hayder, IT-Leiter der EBB Truck-Center GmbH.
In einem ersten Projektschritt sollte die Verarbeitung von Eingangsrechnungen vollständig digitalisiert werden. In einer sechsmonatigen Projektierungsphase wurden gemeinsam mit dem DocuWare-Partner das detaillierte Anforderungsprofil ermittelt und Lösungsansätze konzipiert. Da unternehmensweit verteilt bereits zwölf Multifunktionsgeräte zur Digitalisierung von Papierunterlagen vorhanden und die Arbeitsplätze der Sachbearbeiter mit Großbildschirmen ausgestattet waren, entfielen zusätzliche Hardware-Investitionen. Vorteilhaft erwies sich auch die Möglichkeit der Integration mit der Finanz- und Rechnungswesen Software ADDISON. Die EBB-Gruppe entwickelte hierzu eine Schnittstelle, welche eine Übergabe von Buchungssätzen direkt aus dem DocuWare Workflow an ADDISON ermöglicht. Das führende System in der EBB-Unternehmensgruppe ist die speziell für die Automobil- und Nutzfahrzeugbranche konzipierte ERP-Software FILAKS.PLUS. Das Programm deckt viele Betriebsprozesse, unter anderem im Fahrzeughandel, im Kundendienst, der Lagerverwaltung sowie dem Einkauf ab. Dank ihrer Programmierkompetenz gelang es dem IT-Projektteam auch hier ein individuell angepasstes Interface für den Datenaustausch mit DocuWare zu implementieren.
Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen aller beteiligten EBB-Unternehmensbereiche wurden anschließend Workflows entwickelt, die Bearbeitungswege für Eingangsrechnungen für unterschiedlichste Konstellationen abbilden.„Für diese Projektphase haben wir Abläufe genauestens analysiert und anschließend optimiert. Daraus entstanden hochkomplexe Workflows mit bis zu 50 Abfragen und Verzweigungen. So gibt es beispielsweise Workflows, die Eingangsrechnungen in einen Reklamationsstatus versetzen und im ERP-System automatisiert überprüfen, ob eine passende Bestellung vorliegt. Ein Erinnerungs-Workflow ruft eine Eingangsrechnung nach einem einstellbaren Zeitraum erneut auf, ohne die Kontierung aufzuhalten. Alles mit dem Ziel, die digitale Verarbeitung so praxisgerecht wie möglich zu gestalten“, so Thomas Hayder. Begleitet von individuellen Trainings für alle involvierten Abteilungen, startete die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung im März 2018 in den Produktivbetrieb.
Die Nutzeneffekte sind nach den Worten von Thomas Hayder vielfältig. Weniger Papier und damit ein sinkender Bedarf an Aktenablagefläche zählen ebenso dazu wie eine deutlich erhöhte Arbeitseffizienz. Aufgrund der dezentralen Unternehmensstruktur mit mehreren Geschäftsstellen über ganz Baden-Württemberg verteilt, erwies sich die Rechnungsbearbeitung in der Vergangenheit nicht nur als zeitaufwändig, sondern auch als fehleranfällig. Belege mussten zur Prüfung an die Niederlassungen verschickt werden, waren oft tagelang unterwegs und gingen gelegentlich sogar verloren.
„Ich schätze, dass wir die Bearbeitungszeiten bei der Eingangsrechnungsbearbeitung teilweise um zwei Drittel reduzieren konnten. Jährlich fünfstellige Skontobeträge, die wir in der Vergangenheit nicht geltend machen konnten, werden jetzt eingespart“, kalkuliert Thomas Hayder.
Entsprechend kurz ist nach seiner Prognose der Amortisationszeitraum der DMS-Investition. Obwohl viele weiche Optimierungsfaktoren im Zusammenhang mit der Digitalisierung nur schwer zu erfassen und konkret zu kalkulieren sind, geht Thomas Hayder davon aus, dass der Return on Investment (ROI) bereits nach einjährigem Produktivbetrieb erreicht wird.
Unternehmensweit arbeiten rund 70 Mitarbeiter ‒ je nach Funktion mehr oder weniger intensiv ‒ mit DocuWare. „Die von uns angestrebte praxisorientierte Umsetzung und der hohe Automatisierungsgrad, den wir durch die Digitalisierung erzielen, trifft auf Anwenderseite auf hohe Akzeptanz“, freut sich Thomas Hayder. Nach neunmonatigem Betrieb befanden sich Anfang 2019 bereits mehr als 18.000 Dokumente (Eingangsrechnungen und zugehörige Lieferpapiere) im Dokumenten-Pool.
Als Nächstes startet die komplette Digitalisierung des gesamten Vertriebsprozesses. Zwischen 600 und 700 Nutzfahrzeuge finden bei der EBB Truck-Center GmbH jährlich einen Käufer. Rund um den Verkaufsprozess fallen üblicherweise mehr als 100 Seiten Dokumente und Aufzeichnungen an, die bislang – geordnet in 30 Registern – in einem klassischen Papierordner gesammelt werden. „Unser Ziel ist es nicht, diesen Ordner nach Verkaufsabschluss zu digitalisieren, sondern stattdessen ihn im Rahmen des Verkaufsprozesses von Anfang an digital aufzubauen“, erklärt Thomas Hayder seinen ambitionierten Plan.
Auch bei den Einsätzen der mobilen EBB Truck-Center Service-Teams, die LKW-Fahrer im Pannenfall unterstützen, und der Optimierung der Kundenkommunikation sieht das Unternehmen langfristig Einsatzpotentiale für DocuWare. Zweifel, die damit verbundenen technologischen Herausforderungen zu bewältigen, hat das EBB IT-Team nicht. „Es gefällt uns, wie DocuWare auf fachlicher Ebene mit seinen Kunden kommuniziert. Die technischen Dokumentationen und Online-Tools wie die Knowledge Base oder der FAQ-Bereich sind ausführlich und informativ. Auch im direkten Kontakt mit dem technischen Support, sind bislang keine Fragen offengeblieben."
„Die Implementierung eines zentralen Dokumenten-Pools erwies sich als absolut lohnende Investition. Technologischer Aufwand und geschäftlicher Nutzen stehen in einem attraktiven Verhältnis.“
Thomas Hayder, Leitung IT, EBB Truck-Center GmbH, Baden-Baden