„Einer der wichtigsten Faktoren für unsere Entscheidung zugunsten von DocuWare war die anwenderfreundliche wie ‒ aus Administratorsicht ‒ einfach zu verwaltende Web-Oberfläche. Da wir unsere Business-Anwendungen sukzessive weiter miteinander verschmelzen wollten, haben wir uns für die On-Premises-Variante entschieden. Hinsichtlich eventueller Schnittstellenanpassungen sehen wir im Vergleich zu DocuWare Cloud eine höhere Flexibilität“, erklärt Thomas Hayder, IT-Leiter der EBB Truck-Center GmbH.

In einem ersten Projektschritt sollte die Verarbeitung von Eingangsrechnungen vollständig digitalisiert werden. In einer sechsmonatigen Projektierungsphase wurden gemeinsam mit dem DocuWare-Partner das detaillierte Anforderungsprofil ermittelt und Lösungsansätze konzipiert. Da unternehmensweit verteilt bereits zwölf Multifunktionsgeräte zur Digitalisierung von Papierunterlagen vorhanden und die Arbeitsplätze der Sachbearbeiter mit Großbildschirmen ausgestattet waren, entfielen zusätzliche Hardware-Investitionen. Vorteilhaft erwies sich auch die Möglichkeit der Integration mit der Finanz- und Rechnungswesen Software ADDISON. Die EBB-Gruppe entwickelte hierzu eine Schnittstelle, welche eine Übergabe von Buchungssätzen direkt aus dem DocuWare Workflow an ADDISON ermöglicht. Das führende System in der EBB-Unternehmensgruppe ist die speziell für die Automobil- und Nutzfahrzeugbranche konzipierte ERP-Software FILAKS.PLUS. Das Programm deckt viele Betriebsprozesse, unter anderem im Fahrzeughandel, im Kundendienst, der Lagerverwaltung sowie dem Einkauf ab. Dank ihrer Programmierkompetenz gelang es dem IT-Projektteam auch hier ein individuell angepasstes Interface für den Datenaustausch mit DocuWare zu implementieren.

Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen aller beteiligten EBB-Unternehmensbereiche wurden anschließend Workflows entwickelt, die Bearbeitungswege für Eingangsrechnungen für unterschiedlichste Konstellationen abbilden.„Für diese Projektphase haben wir Abläufe genauestens analysiert und anschließend optimiert. Daraus entstanden hochkomplexe Workflows mit bis zu 50 Abfragen und Verzweigungen. So gibt es beispielsweise Workflows, die Eingangsrechnungen in einen Reklamationsstatus versetzen und im ERP-System automatisiert überprüfen, ob eine passende Bestellung vorliegt. Ein Erinnerungs-Workflow ruft eine Eingangsrechnung nach einem einstellbaren Zeitraum erneut auf, ohne die Kontierung aufzuhalten. Alles mit dem Ziel, die digitale Verarbeitung so praxisgerecht wie möglich zu gestalten“, so Thomas Hayder.  Begleitet von individuellen Trainings für alle involvierten Abteilungen, startete die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung im März 2018 in den Produktivbetrieb. 

Die Nutzeneffekte sind nach den Worten von Thomas Hayder vielfältig. Weniger Papier und damit ein sinkender Bedarf an Aktenablagefläche zählen ebenso dazu wie eine deutlich erhöhte Arbeitseffizienz. Aufgrund der dezentralen Unternehmensstruktur mit mehreren Geschäftsstellen über ganz Baden-Württemberg verteilt, erwies sich die Rechnungsbearbeitung in der Vergangenheit nicht nur als zeitaufwändig, sondern auch als fehleranfällig. Belege mussten zur Prüfung an die Niederlassungen verschickt werden, waren oft tagelang unterwegs und gingen gelegentlich sogar verloren.

„Ich schätze, dass wir die Bearbeitungszeiten bei der Eingangsrechnungsbearbeitung teilweise um zwei Drittel reduzieren konnten. Jährlich fünfstellige Skontobeträge, die wir in der Vergangenheit nicht geltend machen konnten, werden jetzt eingespart“, kalkuliert Thomas Hayder.

Entsprechend kurz ist nach seiner Prognose der Amortisationszeitraum der DMS-Investition. Obwohl viele weiche Optimierungsfaktoren im Zusammenhang mit der Digitalisierung nur schwer zu erfassen und konkret zu kalkulieren sind, geht Thomas Hayder davon aus, dass der Return on Investment (ROI) bereits nach einjährigem Produktivbetrieb erreicht wird.